Wie gründet man ein Eventunternehmen?
Vielleicht haben Sie bereits an verschiedenen Hochzeiten, Geburtstagsfeiern, Modenschauen, Geschäfts- oder Benefizveranstaltungen teilgenommen, die beispielhaft organisiert waren. In der Regel werden solche Veranstaltungen oder Partys von Eventplanungsfirmen organisiert. Was genau ist also Eventmanagement und wie funktioniert es?
Was macht ein Eventunternehmen?
Ähnlich wie im Marketing und Management im Allgemeinen verfügt auch das Eventmanagement über bestimmte Prinzipien. Diese Schritte sind besser bekannt als die ‚Five Cs of Event Management‘ (Die fünf Cs des Eventmanagements):
- Conceptualisation (Konzeptualisierung): Bei der Planung oder Konzeptualisierung einer Veranstaltung müssen fünf Fragen berücksichtigt werden:
- WARUM findet die Veranstaltung statt oder geschieht sie?
- WER sind die Interessenvertreter oder die an dieser Veranstaltung beteiligten Personen?
- WANN findet die Veranstaltung statt?
- WO findet die Veranstaltung statt?
- WORUM geht es bei der Veranstaltung genau?
Eine Veranstaltung wird nur dann erfolgreich sein, wenn der Planer diese Fragen berücksichtigt und die Veranstaltung entsprechend plant.
- Cost (Kosten): In diesem Schritt werden Budgets für Veranstaltungen unter Berücksichtigung der von den Kunden festgelegten Kostengrenze erstellt. Das Budget muss detaillierte Informationen und die Kosten für jede Komponente der Veranstaltung enthalten. Diese Budgets können mit Hilfe einer Veranstaltungsplanungssoftware erstellt werden.
- Canvassing (Akquisition): Die Akquisition im Eventmanagement umfasst in der Regel die Akquisition von Sponsoren und die Beschaffung von Geldern, die Bewerbung der Veranstaltung und die Vernetzung mit Branchenexperten. Die Akquisition ist besonders geeignet für Veranstaltungen, bei denen Gelder für soziale Zwecke gesammelt werden.
- Customising (kundenspezifische Anpassung): Bei diesem Schritt geht es darum, dass die Eventplanungsfirma die Veranstaltung nach den Wünschen und Anforderungen des Kunden durchführt. Dabei werden spezifische Kundenwünsche berücksichtigt, wie ein Fußballthema für eine Geburtstagsfeier, die Erstellung eines Menüs, das auf besondere Ernährungswünsche eingeht usw.
- Carrying out (Durchführung): Dieser Schritt besteht aus der Ausführung des gesamten Plans, die auf allen vorherigen Schritten basiert. Der Plan durchläuft mehrere Überarbeitungen in Bezug auf Kundenanforderungen, Budgetbeschränkungen und externe Bedingungen, bevor er tatsächlich ausgeführt wird.
Eventunternehmen und -firmen sollten diese fünf Cs bei der Planung von Veranstaltungen im Auge behalten. Die Planung beginnt in der Regel, wenn der Eventplaner oder Eventmanager mit dem Kunden interagiert, um die Ziele und Vorstellungen für das kommende Event nachzuvollziehen. Sie werden sich treffen, um ein einfaches Budget aufzustellen und eine Thematik festzulegen. Sobald das Budget von beiden Parteien vereinbart wurde, bucht der Eventplaner Standorte, beauftragt verschiedene Anbieter, holt wichtige Genehmigungen ein und trifft andere notwendige Vorkehrungen. Anschließend werden bei Bedarf Redner eingestellt, Gäste eingeladen und Park- und Transportmöglichkeiten organisiert. Am Tag der Veranstaltung müssen alle Eventkoordinatoren vor Ort sein, um eventuell auftretende Probleme zu lösen.
Die Reichweite des Eventmanagements
Eventmanagement hat sich für viele Menschen zu einer attraktiven Karrieremöglichkeit entwickelt, die mittlerweile zu einer millionenschweren Branche geworden ist. Die Planung von Firmenveranstaltungen ist eine der beliebtesten Arten der Eventplanung, da diese regelmäßig von Unternehmen veranstaltet werden. Diese Veranstaltungen reichen von kleinen privaten bis hin zu großen, internationalen Events.
Welche Arten von Veranstaltungen organisieren Eventunternehmen?
Eventunternehmen planen und organisieren eine Vielzahl an Veranstaltungen. Zum Beispiel:
- Firmenveranstaltungen;
- Business-Events;
- Seminare;
- Workshops;
- Konzerte;
- Fachausstellungen und Messen;
- Benefizveranstaltungen;
- Kongresse und Konferenzen;
- Sportveranstaltungen;
- Marketing- und Werbeveranstaltungen;
- kulturelle und soziale Veranstaltungen.
Eventmanagement-Studiengänge
Eventmanagement ist eine wettbewerbsintensive Branche, in der täglich neue Unternehmen entstehen. Dadurch haben zahlreiche branchenspezifische Zertifizierungen, Studiengänge und Abschlüsse an Bedeutung gewonnen. Diese beinhalten:
- Zertifizierungen: Die beliebtesten Zertifizierungen im Bereich des Eventmanagements sind:
- Certified Meeting Professional (CMP) ausgestellt durch Events Industry Council;
- Certified Special Event Professional (CSEP) ausgestellt durch The International Live Events Association (ILEA);
- Certificate in Meeting Management (CMM) ausgestellt durch Meeting Planners International (MPI);
- Master’s Certificate in Event Management, ausgestellt durch International Institute of Event Management (IIEM).
Diese Zertifizierungen richten sich an Fachleute, die über mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Eventmanagement verfügen. Jede dieser Zertifizierungen hilft, das Wissen der Fachleute zu erweitern und gleichzeitig verschiedene Konzepte zu ergründen.
- Onlinekurse: Im heutigen Technologiezeitalter haben Onlinekurse eine enorme Beliebtheit erlangt. Das gleiche gilt für Eventmanagement-Kurse. Die von EVENTful Ventures und der QC Event School angebotenen Onlinekurse sind bekannt. Diese Kurse umfassen Module, die den Studierenden die nötigen Fähigkeiten vermitteln, um eine Karriere im Eventmanagement zu starten. Ein Schwerpunkt liegt darauf, die Anwendung von Eventmanagement-Software zu vermitteln.
- Hochschulabschlüsse: Der Erwerb eines Hochschulabschlusses ist eine ausgezeichnete Möglichkeit für den Karrierestart in einem beliebigen Bereich. Auch wenn die Universitäten keine speziell auf Eventmanagement ausgerichteten Abschlüsse anbieten, können sie dennoch relevante Fächer und Module anbieten, die sich positiv in den Lebensläufen von Studierenden niederschlagen, die eine Karriere im Eventmanagement anstreben. Einige bekannte Abschlüsse im Eventmanagement sind:
- Bachelor-Studium Sport & Event Management (B.Sc.) – University of Applied Sciences Europe, Deutschland;
- Bachelor of Arts (B.A.) International Event Management – IUBH University of Applied Sciences, Deutschland;
- Bachelor of Arts (B.A.) International Event Management – Karlshochschule International University, Deutschland;
- Bachelor of Arts (B.A.) in Leisure and Events Management – NHL Stenden University of Applied Sciences, Niederlande;
- MA in International Tourism, Hospitality and Event Management – Berlin School of Business and Innovation (BSBI).
Wie gründet man sein eigenes Eventunternehmen?
Die Gründung eines Eventunternehmens ist vergleichbar mit der Gründung eines anderen Unternehmens. Dazu sollte man bestimmte Schritte befolgen, aus Fehlern lernen und stets eine exzellente Planung und Ausführung gewährleisten. Dies sind einige Schritte, die Sie beachten sollten, um den Erfolg Ihres Eventunternehmens sicherzustellen:
- Schritt 1 – Fähigkeiten als Eventplaner identifizieren: Stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Fähigkeiten eines guten Eventmanagers verfügen. Ein weiterer Top-Tipp ist es, sich nicht nur mit Menschen zu umgeben, die über dieselben Fähigkeiten verfügen, sondern sicherzustellen, dass deren Fähigkeiten und Persönlichkeiten vielfältig sind und das Geschäftsmodell ergänzen.
- Schritt 2 – Abschlüsse oder Zertifizierungen erwerben: Vor der Gründung Ihrer Eventfirma sollten Sie über Erfahrungen im Eventmanagement verfügen. Auch wenn Sie über einschlägige Erfahrung in diesem Bereich verfügen, ist es immer noch eine gute Idee, einen Abschluss in Eventmanagement oder eine Zertifizierung zu erwerben. Dadurch können Sie Ihre Erfahrung und Ihr Know-how auf ein ganz neues Niveau bringen.
- Schritt 3 – Den Eventmanagementbereich bestimmen: Bei der Gründung eines Eventunternehmens ist die Wahl des richtigen Bereichs wichtig. Sie können beispielsweise mit der Eventplanung für Organisationen und Unternehmen beginnen und dann in andere Bereiche wie der Planung von Werbeveranstaltungen und Hochzeitsplanung diversifizieren.
- Schritt 4 – Einen Businessplan erstellen: Dies ist vielleicht der wichtigste Schritt auf Ihrem Weg zur Gründung einer Eventfirma. Ein solider und fundierter Businessplan ist der Schlüssel, um die Aufmerksamkeit potenzieller Investoren auf sich zu ziehen und Gelder zu sichern. Der Businessplan enthält wichtige Aspekte wie Zusammenfassung, Unternehmensübersicht, Konkurrenz- und Branchenanalyse, Marketingplan, Betriebsplan und Finanzmanagement.
- Schritt 5 – Rechtsgrundlagen abdecken: Sobald der Businessplan genehmigt und die Finanzierung erfolgt ist, muss das Unternehmen bei den zuständigen Behörden angemeldet werden und es sollten Geschäftslizenzen eingeholt werden.
- Schritt 6 – Das Unternehmen vermarkten: Sobald das Unternehmen angemeldet ist, sollte man sich auf das Marketing konzentrieren, um Kunden zu gewinnen. Digitale Marketingkanäle wie Social Media, E-Mail-Marketing, Content Marketing, Display-Werbung und Suchmaschinenoptimierung (SEO) sind großartige Werkzeuge, um den Bekanntheitsgrad zu erhöhen.
Wenn Sie an einer Laufbahn im Eventmanagement interessiert sind, bietet die Berlin School of Business and Innovation (BSBI) den MA in International Tourism, Hospitality, and Event Management. Dieser von der BSBI angebotene postgraduale Studiengang wird auch auf der E-Learning-Plattform der Università Telematica Internazionale UNINETTUNO angeboten.
Die BSBI hat sich zum Schwerpunkt gesetzt, Studierende dabei zu unterstützen, außergewöhnliche Führungskräfte in dem von ihnen gewählten Bereich zu werden. Die Studiengänge bei BSBI sind nach drei Prinzipien konzipiert: Enterprise, Leadership und Erfolg. Bei allen Studiengängen kommen praxisnahe Lehrmethoden wie Fallstudien, Besuche von Ausstellungen und Unternehmen, Vorträge von Gastrednern oder Gruppendiskussionen zum Einsatz.